Priebežné predpovede nie sú ničím novým, ale musím poznamenať, že väčšina hotelov ich nepoužíva, hoci by naozaj mali. Je to neuveriteľne užitočný nástroj, ktorý má doslova cenu zlata. Hoci neváži veľa, akonáhle ho začnete používať, stane sa z neho nevyhnutný nástroj, ktorý musíte mať každý mesiac, a jeho vplyv a dôležitosť zvyčajne naberá na váhe a dynamike v posledných mesiacoch roka. Rovnako ako dej v dobrej detektívke, môže nabrať náhly spád a viesť k neočakávanému koncu.
Na začiatok musíme definovať, ako vytvárame priebežnú prognózu a poukázať na osvedčené postupy jej tvorby. Potom chceme pochopiť, ako komunikujeme jej zistenia, a nakoniec chceme zistiť, ako ju môžeme použiť na zmenu finančného smerovania, čo nám opäť umožní dosiahnuť naše čísla.
Na začiatku musí byť rozpočet. Bez rozpočtu nemôžeme mať priebežnú prognózu. Podrobný 12-mesačný rozpočet hotela, ktorý zostavujú manažéri oddelení, konsoliduje finančný vedúci a schvaľuje značka a vlastníci. To určite znie dosť priamočiaro a ľahko, ale je to všetko, len nie jednoduché. Prečítajte si blog na bočnom paneli o tom, prečo vytvorenie rozpočtu trvá tak „sakramentsky dlho“, tu.
Keď schválime rozpočet, je natrvalo uzamknutý a už nie sú povolené žiadne ďalšie zmeny. Zostane navždy rovnaký, takmer ako srstnatý mamut z dávno zabudnutej doby ľadovej, nikdy sa nezmení. To je úloha, ktorú zohráva postupná predpoveď. Keď vstúpime do nového roka alebo veľmi neskoro v decembri, v závislosti od harmonogramu vašej značky, budete predpovedať na január, február a marec.
Základom pre 30-, 60- a 90-dňovú prognózu je určite rozpočet, ale teraz vidíme situáciu pred sebou oveľa jasnejšie, ako keď sme rozpočet písali napríklad v auguste/septembri. Teraz vidíme priestor v knihách, tempo, skupiny a úlohou je čo najlepšie predpovedať každý mesiac, pričom rozpočet slúži ako porovnanie. Taktiež sa porovnávame s rovnakými mesiacmi minulého roka, aby sme mali zmysluplné porovnanie.
Tu je príklad, ako používame priebežnú prognózu. Povedzme, že sme v januári naplánovali rozpočet REVPAR na 150 USD, vo februári na 140 USD a v marci na 165 USD. Najnovšia prognóza ukazuje, že sa k nemu trochu približujeme, ale zaostávame. REVPAR v januári na 130 USD, vo februári na 125 USD a v marci na 170 USD. V porovnaní s rozpočtom je to zmiešaná situácia, ale je zrejmé, že zaostávame a obraz o príjmoch nie je skvelý. Čo teda urobíme teraz?
Teraz sa zameriavame na Republikánsku stranu a pozornosť sa presúva z príjmov na republikánov. Čo môžeme urobiť pre zmiernenie straty zisku v prvom štvrťroku vzhľadom na náš predpokladaný pokles príjmov v porovnaní s rozpočtom? Čo môžeme v prvom štvrťroku odložiť, oneskoriť, znížiť, eliminovať v našej prevádzke, pokiaľ ide o mzdy a výdavky, čo nám pomôže znížiť stratu bez toho, aby sme zabili pacienta? Táto posledná časť je kľúčová. Potrebujeme podrobne vedieť, čo môžeme zhodiť z potápajúcej sa lode bez toho, aby nám vybuchla priamo do tváre.
To je obraz, ktorý chceme vytvoriť a riadiť. Ako môžeme udržať veci čo najviac pohromade na konečnom dôsledku, aj keď tržby nevychádzajú tak, ako sme plánovali v rozpočte? Mesiac po mesiaci sledujeme a čo najviac upravujeme naše výdavky. V tomto scenári chceme len vyjsť z prvého štvrťroka s väčšinou kože stále prilepenej na zem. To je priebežná prognóza v praxi.
Každý mesiac sme aktualizovali ďalší 30-, 60- a 90-dňový obraz a zároveň sme doplnili „skutočné mesiace“, aby sme mali stále širší výhľad na horizont konečného cieľa – rozpočtovaného Republikánskeho zväzu na konci roka.
Ako ďalší príklad si vezmime aprílovú prognózu. Teraz máme skutočné údaje za január, február a marec! Teraz vidím čísla od začiatku roka k marcu a zaostávame v príjmoch a GOP za rozpočtom, plus najnovšiu prognózu na nasledujúce 3 mesiace a nakoniec aj rozpočtové čísla za posledných 6 mesiacov. Pritom stále sledujem konečný výsledok – koniec roka. Prognóza na apríl a máj je silná, ale jún je slabý a leto je ešte príliš ďaleko na to, aby sme sa príliš tešili. Beriem svoje najnovšie prognózy na apríl a máj a vidím, kde môžem vynahradiť niektoré slabosti prvého štvrťroka. Tiež sa zameriavam na jún, čo môžeme vypnúť a čo správne nastaviť, aby sme prvú polovicu roka zvládli na úrovni alebo veľmi blízko rozpočtovanej GOP.
Každý mesiac aktualizujeme ďalší mesiac a píšeme si našu prognózu. Tento proces dodržiavame počas celého roka.
Ako ďalší príklad si ukážeme septembrovú prognózu. Mám k dispozícii výsledky za august od začiatku roka a situácia za september je solídna, ale október a najmä november výrazne zaostávajú, najmä čo sa týka tempa v skupine. Tu chcem zmobilizovať jednotky. Naša Republikánska strana má k 31. augustu veľmi tesné splnenie rozpočtu. Nechcem tento zápas prehrať v posledných 4 mesiacoch roka. S mojimi obchodnými a tržebnými tímami robím všetko pre to, aby sme vykompenzovali slabý skupinový obraz. Musíme zabezpečiť, aby sme sa sústredili na krátkodobé ciele. Čo môžeme urobiť pre maximalizáciu príjmov a minimalizáciu výdavkov?
Nie je to žiadna veda, ale je to spôsob, akým hospodárime s rozpočtom. Používame postupnú prognózu, aby sme sa čo najviac priblížili k rozpočtovanému cieľu Republikánskej strany na konci roka. Keď sme zaostávali, zdvojnásobili sme úsilie o riadenie výdavkov a nápady na príjmy. Keď sme boli vpredu, zamerali sme sa na maximalizáciu toku peňazí.
Každý mesiac až do decembrovej prognózy predvádzame s našou postupnou prognózou a rozpočtom ten istý tanec. Takto efektívne riadime. A mimochodom, nikdy sa nevzdávame. Pár zlých mesiacov určite znamená, že nás čaká skvelý mesiac. Vždy som hovoril: „Riadenie rozpočtu je ako hranie baseballu.“
Očakávajte pripravovaný článok s názvom „Dym a zrkadlá“ o tom, ako podsľubovať a preháňať výsledky na konci roka a zároveň si naplniť skrinky.
V spoločnosti Hotel Financial Coach pomáham vedúcim hotelov a tímom s koučingom v oblasti finančného líderstva, webinármi a workshopmi. Osvojenie si a uplatňovanie potrebných zručností v oblasti finančného líderstva je rýchlou cestou k väčšiemu kariérnemu úspechu a zvýšeniu osobnej prosperity. Výrazne zlepšujem individuálne a tímové výsledky s preukázateľnou návratnosťou investícií.
Zavolajte alebo napíšte ešte dnes a dohodnite si bezplatnú diskusiu o tom, ako môžete vo svojom hoteli vytvoriť finančne angažovaný tím vedenia.
Čas uverejnenia: 13. septembra 2024
